Google Drive: come monitorare le condivisioni dei file

Google Drive: come monitorare le condivisioni dei file

Google Drive, il repository di Google, che ci permette di caricare allegati di grandi dimensioni sul cloud, ci dà anche la possibilità di condividere i file su cui stiamo lavorando con i nostri colleghi.
Questa funzionalità, molto utile, consente a più utenti dislocati, sia di lavorare su uno stesso documento, sia di avere aggiornamenti sulle modifiche, tramite notifica, perciò di definire un po’ meglio i processi di lavoro.

Ma come funziona questo servizio? 
Come impongono le norme relative al segreto professionale e segreto aziendale, nel 100% dei casi, i file di lavoro sono file riservati, quindi non devono essere assolutamente diffusi a terzi, senza il permesso del manager o il consenso del team che vi sta lavorando.
Tuttavia, non sempre disponiamo dei giusti strumenti per comprendere e valutare il comportamento dei dipendenti e colleghi.

Per questo motivo, Google Drive dà all’utente la possibilità di invitare utenti nella visualizzazione e modifica dei documenti, impostando dei permessi specifici e ad hoc.

Questi parametri possono essere stabiliti semplicemente, selezionando il nostro documento di interesse >> Condividi e tramite la scelta dal menù a tendina, che appare, di una delle tre soluzioni che preferiamo tra:

  • Può modificare: l’utente può interagire con il documento liberamente;
  • Può visualizzare;
  • Può commentare: l’utente può solo commentare il documento, aggiungendo delle postille qua e là.

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La seconda possibilità di monitoraggio si nasconde nell’impostazione Avanzate, che si trova all’interno dello stesso pop-up Condividi.

Attraverso avanzate possiamo spuntare due possibilità non esclusive:

  • Impedisci agli editor di modificare gli accessi e aggiungere nuove persone
  • Disattiva le opzioni di download, stampa e copia per commentatori/visualizzatori

La scelta è nostra.

I vostri file sono al sicuro come vorreste? Dateci un’occhiata.

Livia Ranieri

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